Wytyczne i strategie opracowane przez Amerykańskie Stowarzyszenie Pielęgniarek (ANA), Amerykańskie Stowarzyszenie Dokumentacji Medycznej i Kanadyjskie Stowarzyszenie Pielęgniarek (CNA) przedstawiają podstawowe zasady zapewniające bezpieczne systemy wykresów komputerowych w placówkach opieki zdrowotnej. Rozłóżmy każde zalecenie:

Zachowaj poufność i bezpieczeństwo:

• Aby zapobiec nieupoważnionemu dostępowi do dokumentacji pacjentów, nigdy nie udostępniaj nikomu podpisów ani haseł do komputera, w tym współpracownikom lub pielęgniarkom.
• Zawsze wylogowuj się z terminali komputerowych, gdy nie są używane, aby zapobiec nieupoważnionemu dostępowi do informacji o pacjencie.

Procedury korekcji błędów:

• W przypadku popełnienia błędu w dokumentacji należy przestrzegać właściwej procedury korekcji błędów.
• Aby poprawić błąd po zapisaniu, należy oznaczyć go jako „błędny wpis”, podać poprawną datę informacji i parafować korektę.
• Jeśli dane zostaną wprowadzone do niewłaściwego wykresu, wyraźnie oznacz to jako „błędny wpis – zły wykres” i wyloguj się.

Modyfikacja zapisu i uprawnienia:

• Nigdy nie dodawaj, nie modyfikuj ani nie usuwaj rekordów bez autoryzacji lub określonych uprawnień.
• Upewnij się, że wszelkie modyfikacje lub usunięcia są odpowiednio udokumentowane oraz zgodnie z zasadami i procedurami organizacyjnymi.

Tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych:

• Utrzymuj kopie zapasowe przechowywanych zapisów jako środek zapobiegawczy, aby zapobiec utracie danych w przypadku awarii lub błędów systemu.
• Jeżeli część trwałego zapisu zostanie przypadkowo usunięta, zidentyfikuj plik komputerowy, podając datę, godzinę i inicjały, a następnie zgłoś incydent przełożonemu.

Ochrona informacji o pacjencie:

• Aby zachować poufność pacjenta, należy unikać pozostawiania informacji o pacjencie widocznych na monitorach komputerów.
• Prowadź rejestr każdej kopii skomputeryzowanego pliku wygenerowanego przez system, aby śledzić dostęp i zapewnić integralność danych.

Bezpieczna komunikacja:

• Nie wysyłaj chronionych informacji zdrowotnych niezaszyfrowaną pocztą elektroniczną, aby zapobiec nieupoważnionemu dostępowi lub naruszeniu poufności pacjenta. Używaj szyfrowanych metod bezpiecznej komunikacji.

Postępując zgodnie z tymi wytycznymi i strategiami, pracownicy służby zdrowia zapewniają bezpieczne korzystanie z komputerowych systemów wykresów, chronią poufność pacjentów, utrzymują integralność danych i ograniczają ryzyko związane z zarządzaniem elektroniczną dokumentacją medyczną.