9.15 : קווים מנחים ואסטרטגיות לתיעוד ממוחשב בטוח

ההנחיות והאסטרטגיות שסופקו על ידי איגוד האחיות האמריקאי (ANA), ואיגוד האחיות הקנדי (CNA) מציעים עקרונות חיוניים להבטחת מערכות רישום ממוחשבות בטוחות ומאובטחות במסגרות בריאות. בואו נפרט כל המלצה:

לשמור על סודיות ואבטחה:

• לעולם אל תשתפו חתימות מחשב או סיסמאות עם אף אחד, כולל עמיתים או אחיות מתחלפות, כדי למנוע גישה בלתי מורשית לרשומות המטופלים.
• התנתקו תמיד ממסופי המחשב כאשר אינם בשימוש כדי למנוע גישה לא מורשית למידע על המטופל.

נהלי תיקון שגיאות:

• הקפידו על הליך תיקון השגיאות הנכון אם נעשתה טעות בתיעוד.
• כדי לתקן שגיאה לאחר שמירתה, סמנו אותה כ"רישום שגוי", ציינו את התאריך והמידע הנכון ואתחלו את התיקון.
• אם נתונים הוכנסו לרישום שגוי, ציינו זאת בבירור כ"ערך שגוי — טבלה שגויה" וחתמו.

שינוי רשומה וסמכות:

• לעולם אל תוסיפו, תשנו או תמחקו רשומות ללא הרשאה או סמכות ספציפית.
• ודאו שכל שינוי או מחיקה מתועדים כראוי ולפי מדיניות ונהלים ארגוניים.

גיבוי ושחזור נתונים:

• אחזקת קבצי גיבוי לרשומות המאוחסנות כאמצעי זהירות למניעת אובדן נתונים במקרה של תקלות או שגיאות במערכת.
• אם חלק מהרשומה הקבועה נמחק שלא במתכוון, זהו את קובץ המחשב, כולל התאריך, השעה וראשי התיבות, ודווחו על האירוע למנהל.

הגנת מידע על המטופל:

• הימנעו מהשארת פרטי המטופל גלוי על צגי המחשב כדי לשמור על סודיות המטופל.
• לנהל יומן של כל עותק של קובץ ממוחשב שנוצר על ידי המערכת כדי לעקוב אחר גישה ולהבטיח שלמות הנתונים.

תקשורת מאובטחת:

• אל תשלחו מידע בריאותי מוגן באמצעות דואר אלקטרוני לא מוצפן כדי למנוע גישה לא מורשית או הפרות של סודיות המטופל. השתמשו בשיטות מוצפנות לתקשורת מאובטחת.

על ידי ביצוע ההנחיות והאסטרטגיות הללו, אנשי מקצוע בתחום הבריאות מבטיחים שימוש בטוח ומאובטח של מערכות תרשימים ממוחשבים, מגנים על סודיות המטופל, שומרים על שלמות הנתונים ומפחיתים את הסיכונים הכרוכים בניהול תיקי בריאות אלקטרוניים.